PMS Serisi #6 — Paranın PMS İçindeki Yolculuğu

Bir otelde her şey insanla başlar, ama her şey parayla doğrulanır.
Rezervasyon yapılır, konaklama başlar, işlemler oluşur.

Ama PMS için asıl görev o andan sonra başlar: gelirin doğru kaynağa, doğru hesaba yönlendirilmesi.


Her rezervasyonun finansal yapısı farklıdır.
Bazen acente üzerinden gelir,
bazen doğrudan (münferit),
bazen kurumsal,
bazen de resepsiyondan alınan walk-in satıştan.
Her senaryoda PMS’in görevi aynıdır: parayı doğru yere ulaştırmak.
Konaklama tamamlanır → gelir oda departmanına yazılır.
Mini bar → F&B gelirine gider.
SPA → spa departmanına aktarılır.
Restoran → outlet gelirine işlenir.
Tüm bu işlemler aynı rezervasyonun içinde gerçekleşebilir.
Ama her birinin gelir sahibi ve ödeme sorumlusu farklı olabilir.
İşte burada folyo sistemi devreye girer.


Bir rezervasyon tek bir folyo ile sınırlı değildir.
Gerekirse birden fazla folyo oluşturulur:

• Ana folyo → konaklama bedelini tutar.
• Diğer folyolar → misafirlerin veya departmanların ek harcamalarını.
• Gerekirse folyo bölünür.
• Gerekirse işlem split edilir.
• Hatalı kayıtlar rebate veya discount ile düzeltilir.

Bir örnek düşünelim:


Rezervasyon bir acente üzerinden geldi.
Acente konaklama bedelini otele öder.
Ancak misafirler,
konaklama dışında harcama yapar:
biri mini bar kullanır,
biri spa hizmeti alır,
bir diğeri restoranda yemek yer.
Acente sadece konaklama bedelini ödemiştir.
Ekstralar misafirlere aittir.
PMS bu noktada rezervasyonu çok katmanlı bir yapıya dönüştürür.
Her gelir kalemi, kendi ödeyeniyle eşleşir.
PMS’in folyo yapısı statik değildir.
Esnektir, bölünebilir, birleşebilir, yeniden yapılandırılabilir.
Her işlem ait olduğu yere gider.
Gelir doğru departmana, ödeme doğru kasaya,
ve her rezervasyon sonunda denge sıfır olana kadar süreç devam eder.

PMS’te paranın yolu sabit değildir.
Ama her zaman izlenebilir.

“Paranın PMS içindeki yolculuğu”,
bir muhasebe süreci değil;
finansal adaletin mimarisidir.

Serinin tamamını okudum gayet güzel gidiyorsunuz, ilk iş tecrübenizdeki bodoslama dalma ve sonucunda baştan sona yazmanız ve belli bir süre sonra tüm konularda uzmanlaşmanız belli oluyor. Hikayesi olan bir konu çok net.

Benim bu seriden şimdiye kadar çıkardığım sonuç otel yönetiminde bir tesla olmak. Otel/Pansiyon/Bungolov fark etmez OtoPilot özelliği ile götürebiliyor anladığım kadarıyla veya bir kaç ufak mimari düzeltme ve ekleme ile bu sağlanabilir. Bir kere kur, kurallar silsilesi ile alert noktalarını oluştur, Her alertte onay iste ama sistem arka planda Otonom çalışsın. Buda sanırım büyük yenilik. Ekstra bir öneri; Ne kadar iyi yazılım olursa olsun sahadan alınan tecrübe ile geliştirilmiş yazılım tam olarak çözüme odaklıdır evet ama birde işin reklam tarafı var. Neye ihtiyaç duydukları değil ney hissettikleri ile alakalıdır ürün/insan etkileşimi. Dolayısıyla pazarlamaya bu noktadan start verirmenizi tavsiye ederim.

@freguencey;

Değerli yorumunuz için teşekkür ederim 🙏


Yaklaşık 15 yıllık yazılım tecrübeme rağmen bu işe fazla özgüvenle, tabiri caizse “bodoslama” girdim; duvara tosladım, hatalarımı gördüm ve projeyi sıfırdan, çok daha bilinçli şekilde yeniden inşa ettim.


Bu süreçte sadece turizm–otelcilik değil, hiçbir sektörün hafife alınmaması gerektiğini; masa başında geliştirilen projelerin sahada neden karşılık bulamadığını net bir şekilde anladım.


Masa başında hazırlanan senaryo ve kurguların, sahadaki dinamikler karşısında ne kadar yetersiz ve eksik kaldığını kabullendim.


Sektörün içinde yetişmemiş olsam da son bir yıldır otellerde operasyonları hem gözlemleyip hem bizzat deneyimleyerek ilerliyorum.

Öyle ki yaklaşık iki ay boyunca ön büroda birebir check-in ve check-out işlemlerini kendim yaptım; tahsilat ve harcamaları takip ettim, folyoların hesaplamalarını kontrol ederek kasa teslimi ve gün sonu işlemlerini bizzat yürüttüm. Öyle ki, yaklaşık iki ay boyunca ön büroda birebir check-in ve check-out işlemlerini kendim yaptım.


Açıkçası bu yoğun süreçte reklam stratejisini bir kenara bırakın, otel yönetim yazılımı projemin adını bile hâlâ koyamadım

İlgiyle takip ettiğim bir seri. Otelci olarak fikire ihtiyacınız olur ise bir mesaj uzağınızdayım.