Sıra numarası veren sistem nasıl yapılabilir

Kamu kurumunda kullanmak için bir sistem düşünüyoruz. Aslında hali hazırda kullandığımız bir sistem var. Online bir defter sistemi. Evrak veren vatandaşın tc numarasını giriyoruz adı soy adı ve baba adını içeren bir ekran çağırıyor. Kaydet dediğimizde bir dilekçe numarası veriyor. Her yıl bu dilekçe numarası verme işini tekrarlıyoruz. Bu işlemi sağlayan arkadaş biraz ücret talebini arttırınca biraz sıkıntıya girdik. Bu işlemi yapmamız mümkünmü. Nasıl?

Mevcut uygulamanız web uygulaması mı masaüstü uygulama mı?
ad soyad bilgisini mysql? mssql? oracle nerden çekiyor?

Web tabanlı. Sistem şu cksdefter.com ad soy ad ve tc bilgileri bizde icmal olarak mevcut