Mali Müşavir ve Muhasebe İşi İle İlgilenenlere Sorum Var

Herkese Günaydın,
Hali hazırda çalıştığım şirkette kağıt israfını ve kullanımını azaltmaya çalışıyorum. Firma e-fatura mükellefi olmasına rağmen burada her ay alış/ satış faturaları ve irsaliyeleri önce bilgisayara kaydediliyor sonra tek tek çıktı alınarak dosyalanıyor. Benim tercihim fatura ve irsaliyeleri direkt olarak dijital ortamda depolamak ancak müdürümüz olası bir denetim esnasında bütün muhasebe raporlarının çıktı alınmasının isteneceğini dolayısıyla tüm yıllık evrakı bir anda yazıcıdan çıkartmak yerine aydan aya çıktı almamızın daha akıllıca olacağını düşünüyor.

Mali müşavir ve muhasebe işi yapanlara sorum şu; olası bir denetimde evraklar bilgisayar ortamında mı istenir yoksa basılı olarak mı? Buna bağlı olarak dosyaları bilgisayarda tutmamızı mı önerirsiniz yoksa basıp dosyalamayı mı?
İyi forumlar

günümüz şartları düşünüldüğünde dijital ortamda veri kaybı olabileceğinden fiziki olarak yedekli gitmenin mantıklı olduğunu düşünüyorum. Ayrıca , eskiden denetimlerde evraklar klasörlerle istenirdi fiziki olarak fakat son yıllardaki matrah artırımlarından ve vergi denetim memuru eksikliğinden dolayı yerinde denetim yapılmamasından ve hatta bir çok firmanın denetimden muaf olmasından dolayı çok fazla klasör isteme olayına şahit olmadım. e Fatura mükellefi zaten e defter mükellefi olduğu için yevmiye kebirlerde dijital ortamlarda iletiliyor (gerekli bi inceleme yapılacaksa dijitalden veriler kendilerine iletilmiş oluyor). tedbirli gitmekte fayda var. ayrıca mali müşavirinize klasörle evrak gönderiyorsanız resmi muhasebesi dışarda tutulan bir firma için o kadar çok kağıt kullanılacağını da zannetmiyorum.

Günümüz inceleme teknikleri nerdeyse evrim geçirdi. Geçmiş dönem defter tutma ve evrak düzenleme şekillerinden dolayı incelenen duruma göre kısmen incelemelerde kağıt ortamında evrak istenmekte. İzlediği yol benim düşünceme göre bu günkü şartlara göre geçmiş dönemler için uygundur. Fazla uzun sürmez kısa bir sürede döküm almanın yerini elektronik arşivleme alacaktır. Defter olarak tüm işlemler elektronikleşti. Faturada %99 elektronikleşti. Hal böyle iken yakın gelecekte e-incelemeler olur. Bir şey beyan etmeden inceleme sonuçlanmış olur. Saygılar.

Hocam aylık olarak baskıya giden 2-3 top kağıdın yanısıra bu evrakları klasörlerde depolaması da ayrı bir problem. Bildiğim kadarıyla geriye dönük 10 yıllık belge tutma zorunluluğu var. Hazırlanan klasörlerin fiziki olarak kapladığı yerin aksine dijital ortamda sadece 1-2 GB yer kaplıyor. Bu sebeple yedek tutmak kaydıyla dijital ortamda depolamak daha mantıklı geldi bana ama incelemelerinde dijital olarak yapılacağına dair bir veri bulamadım.

Teşekkür ederim yorumunuz için, anlaşılan o ki dijital bir inceleme geçirenherhangi bir firmadan haber almadan tedbiri elden bırakmamak lazım. Artık eski usul çıktı almaya devam edeceğiz