Servis Yönetiminde Yeni Nesil Çözüm
Motosiklet, otomobil ve ağır vasıta servisleri için geliştirilen Servis Takip Sistemi; müşteri kaydından araç kabulüne, iş emirlerinden stok yönetimine, tahsilattan muhasebe takibine kadar servisinizdeki tüm süreçleri tek merkezden yönetmenizi sağlar.
Hızlı, kullanıcı dostu ve mobil uyumlu yapısıyla servis operasyonlarını kolaylaştırır; yapılan her işlemi düzenli, güvenli ve geriye dönük olarak kayıt altında tutar.
Müşteri Yönetimi
Müşterilerin iletişim, adres ve araç bilgilerini tek ekranda yönetin. Türkiye’deki il ve ilçeleri hazır listelerden seçerek düzenli müşteri kayıtları oluşturun.
Her müşterinin:
- Kayıtlı araçlarını
- Geçmiş servis işlemlerini
- Yapılan ödemelerini
- Kalan borç ve alacak bakiyesini
- Teslim edilmiş araçlarını
- Gönderilen bilgilendirme e-postalarını
Araç Kayıt ve Geçmiş Takibi
Müşterilere birden fazla araç tanımlayın. Plaka, marka, model, araç türü, model yılı ve kilometre bilgilerini kaydedin.
Araç servise her geldiğinde güncel kilometresi ayrıca kayıt altına alınır. Böylece aracın geçmiş kilometre hareketleri ve yapılan işlemleri kronolojik olarak takip edilebilir.
Kayıtlı olmayan müşteriler, araç ekleme veya servis kabul sırasında hızlıca oluşturulabilir.
Hızlı ve Detaylı Araç Kabul
Servise gelen aracı birkaç adımda kayıt altına alın:
- Müşteri ve araç seçimi
- Plaka veya müşteri bilgisiyle hızlı arama
- Müşteri şikâyetlerinin kaydı
- Giriş kilometresi
- Yakıt durumu
- Tahmini teslim tarihi
- Teslim tarihi henüz hesaplanmadı seçeneği
- Araç üzerindeki mevcut hasar ve eksiklerin kaydı
- Servis sorumlusu ve personel ataması
- Belge ve fotoğraf ekleme
Fotoğraflı Araç Kabul Güvencesi
Araç kabul sırasında aracın önemli bölgelerinin fotoğraflarını çekerek kayıt altına alın. Sistem, temel çekim noktaları için personeli yönlendirirken sınırsız sayıda ek fotoğraf yüklenmesine de imkân verir.
Yüklenen görseller:
- Kayıt öncesinde büyütülerek incelenebilir
- Hatalıysa silinip yeniden çekilebilir
- Galeri içerisinde ileri-geri görüntülenebilir
- Kalite mümkün olduğunca korunarak WebP formatına dönüştürülür
- Daha düşük dosya boyutuyla güvenli şekilde arşivlenir
Belge ve Evrak Arşivi
Araç ve servis kayıtlarına birden fazla belge ekleyebilirsiniz. PDF, Word ve desteklenen diğer belgeler ilgili araç ve servis kaydıyla birlikte arşivlenir.
Yüklenen belgeler araç veya servis detay sayfasından görüntülenebilir ve indirilebilir.
İş Emri ve Servis Süreç Yönetimi
Araç üzerinde yapılacak bakım, onarım, parça değişimi ve diğer işlemleri ayrı ayrı oluşturun.
Her işlem için:
- İşlem türü
- Açıklama
- Planlandı, işlemde veya tamamlandı durumu
- Atanan personel
- Parça bedeli
- İşçilik bedeli
- Kullanılan stok ürünü
- Kullanılan miktar
- Tamamlanma notu
- İşlem tarihleri
Planlanan veya devam eden işlemler, detay sayfasına girmeden hızlıca tamamlanabilir.
Personel Atama ve İşlem Geçmişi
Bir servis kaydı veya işlem, süreç içerisinde farklı personele atanabilir. Sistem yalnızca son atanan personeli değil, bütün atama geçmişini kayıt altında tutar.
Böylece:
- İşlemi kimin oluşturduğu
- İlk olarak kime atandığı
- Daha sonra hangi personele devredildiği
- Atama nedeni
- Hangi işlemleri kimin tamamladığı
- İşlem başlangıç ve tamamlanma tarihleri
Serviste Geçen Süre Sayacı
Serviste bulunan her araç için geçen süre otomatik olarak hesaplanır. Araçların kaç dakika, kaç saat veya kaç gündür serviste olduğu listelerde açıkça görüntülenir.
Bu özellik geciken işleri fark etmeyi ve servis yoğunluğunu daha doğru yönetmeyi kolaylaştırır.
Parça ve Stok Yönetimi
Serviste kullanılan parçaları stok sistemi üzerinden yönetin.
Stok ürünlerinde:
- Parça adı
- Stok kodu
- Alış ve satış fiyatı
- Mevcut miktar
- Kritik stok seviyesi
- Tedarikçi bilgisi
- Stok giriş ve çıkış hareketleri
- Kullanıldığı araç ve servis kaydı
Servis işlemine stoktan parça eklendiğinde kullanılan miktar otomatik olarak stoktan düşülür. Parçanın hangi araçta ve hangi işlemde kullanıldığı geçmiş kayıtlarda saklanır.
Satın Alma, Tedarikçi ve Vade Takibi
Satın alınan parçaları ve tedarikçileri sistem üzerinden yönetin.
Satın alma kayıtlarında:
- Tedarikçi
- Satın alınan ürünler
- Ürün miktarları
- Alış fiyatları
- Ödeme yöntemi
- Nakit veya vadeli alış
- Vade tarihi
- Ödenen ve kalan tutar
Vadeli satın almalarda kalan gün otomatik hesaplanır. Yaklaşan ve geciken ödemeler kolayca takip edilir.
Tahsilat ve Müşteri Bakiyesi
Araçlara ve servis işlemlerine ait ücretleri ayrıntılı şekilde takip edin.
Ödemeler:
- Nakit
- Kredi kartı
- Havale/EFT
- Kısmi ödeme
- Veresiye
Müşteri ödemenin yalnızca bir kısmını yaptığında kalan tutar borç olarak görünmeye devam eder. Araç veresiye teslim edilse bile borç silinmez; teslim durumu ile ödeme durumu birbirinden bağımsız olarak takip edilir.
Geçmiş tahsilatlar ve kapatılmış bakiyeler sonradan görüntülenebilir.
Gelir, Gider ve Muhasebe Takibi
Yalnızca yöneticilerin erişebildiği muhasebe alanı sayesinde işletmenin mali durumunu tek noktadan takip edin.
Sistem üzerinden:
- Servis gelirleri
- Toplam tahsilatlar
- Bekleyen müşteri bakiyeleri
- Ödenen ve ödenmeyen borçlar
- Parça satın alma giderleri
- Personel maaşları
- Sigorta giderleri
- Elektrik ve su
- Yemek
- Kira
- Diğer işletme giderleri
Araç Teslim ve Veresiye Yönetimi
Araç teslim edilirken mevcut servis toplamı, tahsil edilen tutar ve kalan bakiye açıkça gösterilir.
Araç:
- Borçsuz teslim edilebilir
- Kısmi ödeme alınarak teslim edilebilir
- Kalan bakiye veresiye olarak bırakılarak teslim edilebilir
Sonraki Servis ve Bakım Hatırlatmaları
Tamamlanan servis kaydına isteğe bağlı olarak bir sonraki bakım bilgileri eklenebilir:
- Sonraki servis tarihi
- Mevcut kilometre
- Önerilen servis kilometresi
- Yapılması planlanan bakım ve işlemler
Profesyonel Araç Kabul Formları
Servis kaydı tamamlandıktan sonra işletme bilgilerini taşıyan profesyonel araç kabul formu oluşturulur.
Formda:
- İşletme adı ve logosu
- Adres ve iletişim bilgileri
- Müşteri bilgileri
- Araç bilgileri
- Servis numarası
- Müşteri şikâyeti
- Kabul bilgileri
- Yapılan işlemler
- Parça ve işçilik tutarları
- Toplam ücret
- Teslim ve ödeme durumu
Form doğrudan yazdırılabilir, PDF olarak indirilebilir veya müşteriye e-posta ile gönderilebilir. Parça ve işçilik bedellerinin ayrı gösterilmesi isteğe bağlıdır.
Otomatik Müşteri Bilgilendirmeleri
Müşterilere servis sürecinin önemli aşamalarında otomatik HTML e-postaları gönderilebilir:
- Müşteri kaydı oluşturulduğunda
- Araç sisteme eklendiğinde
- Araç servis kabulüne alındığında
- Bakım veya onarım tamamlandığında
- Araç teslime hazır olduğunda
- Servis formu veya PDF gönderildiğinde
İşletmeye Özel Ayarlar
Sistem her işletmeye özel olarak yapılandırılabilir.
Ayarlar bölümünden:
- İşletme adı
- Firma logosu
- Adres
- Telefon numaraları
- E-posta adresi
- SMTP bilgileri
- Gönderen adı
- Hizmet verilen araç türleri
- Motosiklet, otomobil ve ağır vasıta seçenekleri
İşletmenin hizmet vermediği araç türleri servis kayıt ekranında gösterilmez.
Hazır Araç Marka Listeleri
Türkiye’de kullanılan otomobil ve motosiklet markaları sistemde hazır olarak bulunur. Marka alanları isim veya marka bilgisi yazılarak aranabilir.
Araç modeli işletmenin ihtiyacına göre manuel olarak girilebilir.
Yönetici ve Personel Yetkilendirmesi
Sistem, yönetici ve personel hesaplarını birbirinden ayıran rol tabanlı bir yapıya sahiptir.
Personel:
- Müşteri ekleyebilir
- Araç kaydı oluşturabilir
- Servis kabulü yapabilir
- İşlemleri görüntüleyebilir ve güncelleyebilir
- Kendisine atanan işleri takip edebilir
- Müşteri silebilir
- Kullanıcı hesaplarını yönetebilir
- Servis görsellerini değiştirebilir veya silebilir
- İşletme ayarlarını düzenleyebilir
- Stok ve satın alma kayıtlarını görebilir
- Muhasebe, gelir ve gider bilgilerine erişebilir
Güvenli Hesap ve Parola Yönetimi
Yönetici ve personel hesapları güvenli parola yapısıyla korunur. Parolasını unutan kullanıcı, kendi kayıtlı e-posta adresine gönderilen tek kullanımlık doğrulama koduyla yeni parola belirleyebilir.
Kodlar süreli ve tek kullanımlı olarak saklanır.
Yönetim Paneli ve Anlık Durum Özeti
Yönetim paneli servisinizin genel durumunu tek bakışta görmenizi sağlar.
Panelde:
- Toplam müşteri
- Kayıtlı araç
- Servisteki araçlar
- Teslime hazır araçlar
- Son servis girişleri
- Serviste geçen süreler
- Toplam gelir
- Tahsil edilen tutar
- Bekleyen bakiye
- Tamamlanan işlemler
- Hızlı işlem bağlantıları
Bilgi kartlarına tıklayarak ilgili kayıt listelerine doğrudan ulaşabilirsiniz.
Mobil ve Tablet Uyumlu Kullanım
Servis Takip Sistemi bilgisayar, tablet ve cep telefonlarında rahatlıkla kullanılabilecek şekilde tasarlanmıştır.
Personel, araç başındayken telefon veya tablet üzerinden:
- Müşteri arayabilir
- Araç kabulü yapabilir
- Fotoğraf çekebilir
- Belge yükleyebilir
- Servis işlemi oluşturabilir
- İşlem durumunu güncelleyebilir
Neden Servis Takip Sistemi?
- Hızlı ve kolay kullanım
- İşletmeye özel yapılandırma
- Araç ve müşteri geçmişinin eksiksiz takibi
- Fotoğraflı araç kabul güvencesi
- Personel ve işlem sorumluluğunun kayıt altına alınması
- Stok ve parça hareketlerinin otomatik takibi
- Gelir, gider ve bakiye kontrolü
- Profesyonel PDF ve yazdırma formları
- Otomatik müşteri bilgilendirmeleri
- Mobil, tablet ve bilgisayar uyumu
- Yönetici ve personel için ayrı yetkilendirme
