Gartner analistleri, işletmelerin ne zaman süreç madenciliğine odaklanmaları ve ne zaman görev madenciliğini kullanmaları gerektiğini açıklıyor.
Görsel: Adobe
Süreç madenciliği alanı son yıllarda hızla büyümüştür; dijital teknolojilerin ve veriye dayalı iş süreçlerinin giderek daha fazla benimsenmesiyle birlikte, mevcut araç ve teknikleri anlamak da giderek önem kazanmıştır.
Hedeflenen değeri en üst düzeye çıkarmak adına; çeşitli süreç madenciliği araç ve teknolojileri arasında ayrım yapabilmek ve kurumunuzun hedefleri ile kullanım senaryolarına dayalı olarak en doğru aracı seçebilmek büyük önem taşır. Madencilik alanında iki temel kategori bulunur: "süreç" madenciliği ve "görev" madenciliği.
Süreçler; siparişten tahsilata (OTC) süreci gibi, mantıksal olarak birbiriyle ilişkili işlerin uçtan uca gruplandırılmasıdır. Bu uçtan uca süreçlerin çoğu, söz konusu mantıksal ilişkili işleri işlevlere göre gruplandıran alt süreçlere ayrılabilir. Örneğin bir OTC sürecinde alt süreçler; satış veya alacak hesapları gibi unsurları içerebilir. Bu süreçlerin her biri, çeşitli görevlerden oluşur.
Görevler, bir süreç dahilindeki iş gruplamalarıdır. Örneğin, alacak hesapları alt sürecindeki faaliyetler; satışların kaydedilmesi, faturaların oluşturulması ve müşteri bakiyelerinin takibi gibi işlemleri kapsayabilir.
Süreç madenciliği
Süreç madenciliği; bilgi sistemlerinin olay günlüklerinden (event logs) halihazırda mevcut olan bilgileri çıkararak gerçek süreçleri (yani varsayılan değil, fiili süreçleri) keşfetmek, izlemek ve iyileştirmek için tasarlanmış bir tekniktir. Süreç madenciliği; günümüz bilgi sistemlerinde kolayca erişilebilen Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ve diğer operasyonel veritabanları gibi çeşitli dijital kaynaklardan süreçle ilgili verileri elde eder.
Bu bilgiler ışığında süreç madenciliği; kurumsal performansı artırmak amacıyla darboğazları, verimsizlikleri ve iyileştirme alanlarını tespit etmek için kullanılabilir.
Şekil 1 - Görsel: Gartner
Şekil 1'deki görevler (örneğin, satış siparişi oluşturma, satış siparişi planlama), herhangi bir gecikmenin veya görevler arası karşılıklı gidip gelmelerin yaşanmadığı, sürecin "ideal işleyişini" (happy path) temsil eder. Ancak durum genellikle böyle değildir; gecikmeler, varsayımlar ve sürece uyulmaması gibi nedenler birçok iş sonucunu etkiler.
Şekil 1'deki iş sürecinde yer alan her bir görevin ilişkili bir olay günlüğü (event log) bulunur. Örnekte bu kayıtlar; ERP sistemi, CRM sistemi ve tedarik zinciri yürütme sistemindeki girdilerden oluşmaktadır. "Müşteriyi bilgilendirme" görevi manuel olarak gerçekleştirilir ve bununla ilişkili bir olay günlüğü yoktur; eğer bu görevin yürütülmesinde büyük değişkenlikler görülüyorsa, durumun incelenmesi gerekir.
Süreç madenciliği algoritmalarının çıktılarını inceledikten sonra, iyileştirme gerektiren alanlar olup olmadığını anlamak amacıyla sürecin yürütülmesi sırasında neler yaşandığını görebilirsiniz. Bu incelemeler; sürecin gizli yönlerinin veya darboğazların keşfedilmesini, sürece uyumluluğun kontrol edilmesini ve hatta sürecin otomatikleştirilmesi ya da geliştirilmesi için fırsatların belirlenmesini kapsayabilir.
Süreç madenciliği için başlangıç noktası
- Planlama: Bir süreç içinde yeterli ve yüksek kaliteli veri setlerine sahip olan ve verimsizliğe yol açtığı bilinen alanları belirleyin. Süreç madenciliği girişimi için net hedefler koyun ve süreç analizi yoluyla hangi sorulara yanıt bulmayı amaçladığınızı saptayın. Amaç, süreç madenciliği girişimini kademeli olarak büyütmek ve elde edilen sonuçları daha geniş kapsamlı iş girişimleriyle ilişkilendirmektir.
- Olay günlükleri: Süreç madenciliğinin başlangıç noktası, bir süreçteki faaliyetlerin sıralamasını kaydeden dijital izler bütünü olan olay günlüğüdür (event log).
- Süreç keşfi: Bu aşama, süreç verilerini analiz etmek ve kalıpları, eğilimleri ve iyileştirme alanlarını tespit etmek için süreç madenciliği algoritmalarının ve tekniklerinin kullanılmasını içerir.
- Süreç optimizasyonu: Süreç keşfi sırasında elde edilen içgörüleri kullanarak süreci optimize edin, verimsizlikleri azaltın ve genel performansı artırın. Bu adım; süreç modelinde değişiklikler yapmayı, yeni teknolojiler uygulamayı veya iş uygulamalarını değiştirmeyi içerebilir.
- Uygulama: Süreç analizi tamamlandıktan sonra, değişiklikleri gerçek süreçlere uygulayın ve süreç sahipleri ile ilgili iş paydaşlarının süreç bulguları doğrultusunda harekete geçebilmelerini sağlamak adına elde edilen içgörüleri onlarla paylaşın.
- İzleme ve genişletme: Süreç madenciliği girişimini zaman içinde büyütün ve süreçlerin tamamını kapsayacak şekilde geliştirin. Süreç madenciliği, kurumun farklı departmanlarından ve hiyerarşik kademelerinden çalışanların katılımını gerektiren sürekli bir etkileşim süreciyle yürütülür.
Görev madenciliği
Görev madenciliği, kullanıcı arayüzü günlüklerinde kaydedilen veya bilgisayarlı görü (computer vision) yoluyla elde edilen düşük seviyeli olay verilerinden değerli içgörüler çıkarma yöntemidir. Elde edilen veriler; tuş vuruşları, fare tıklamaları ve veri girişleri gibi bir kullanıcı tarafından gerçekleştirilen münferit adımları kapsar ve doğal dil işleme (NLP) ile optik karakter tanıma (OCR) teknikleri kullanılarak yorumlanır.
Görev madenciliği, bir süreç dahilindeki faaliyetler ve eylemler hakkında daha derinlemesine bir anlayış sağlayarak süreç madenciliğini tamamlar. Herhangi bir görev madenciliği girişiminin başlangıç noktası, kullanıcı arayüzü günlüğüdür. Günlükte yer alan her bir olay, belirli bir görevle ilişkili bir adıma karşılık gelir.
Bir göreve ait olaylar sıralanır ve görevin bir dizisi veya rutini olarak ele alınabilir. Örneğin, bir kullanıcının harici bir sistemden faturaları almaktan sorumlu olduğu ve bu görevi tamamlamak için birden fazla uygulama ve ekran arasında geçiş yaptığı bir senaryoyu ele alalım.
Kullanıcının attığı adımlar şunlardır: İlk olarak, gelen faturaların bulunduğu dizinden faturalar indirilir. Ardından, fatura detayları bir Excel dosyasına aktarılır. Daha sonra kullanıcı muhasebe yazılımında oturum açar; örneğin, fatura verilerinin sisteme eklenebilmesi için kullanıcının üç farklı ekran arasında geçiş yapmasını gerektiren bir SAP sistemi söz konusu olsun.
Tüm bu adımlar, bir çalışan tarafından masaüstü bilgisayar başında gerçekleştirilir. Görev madenciliği, bu görevin yürütülmesi sırasında toplanan verileri analiz eder, varyantları bir araya getirir ve görevin gizli yönlerini ve iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarmaya çalışır.
Süreç madenciliği mi, görev madenciliği mi?
Süreç madenciliği ile görev madenciliği arasındaki temel fark şudur: Süreç madenciliği, bir ürün, hizmet veya bilgi gibi süreç çıktısını sağlamak üzere farklı kaynakların birlikte çalıştığı uçtan uca iş süreçlerini (tedarikten ödemeye veya tekliften tahsilata gibi) ya da bu süreçlerin bölümlerini hedefler. Bu bağlamda, en küçük ayrıntı düzeyi (granülarite) bir "görev"dir. Süreç madenciliği temel olarak, genellikle "kontrol akışı" olarak adlandırılan, münferit görevlerin gerçekleştirilme veya değerlendirilme sırasıyla ilgilenir.
Görev madenciliği ise farklı eylemlerden veya adımlardan oluşan bir görevi hedefler. Buradaki ayrıntı düzeyi; fare tıklaması, tuş vuruşu, veri girişi veya kopyala/yapıştır gibi bir masaüstü işlemidir. Görev madenciliği yalnızca kontrol akışıyla (yani adımların sırasıyla) değil, aynı zamanda veri akışıyla da ilgilenir.
Süreç madenciliği ile görev madenciliğinin veri gereksinimleri karşılaştırıldığında; süreç madenciliği, bir süreçteki faaliyetleri temsil eden ve belirli bir süreç örneğiyle ilişkilendirilmiş olayları içeren bir "olay günlüğü" (event log) ile işe başlar. Olay günlüğü; vaka kimliği (ID), faaliyetin tanımı ve olay sırasını belirlemek için bir zaman damgası gerektirir. Daha kapsamlı analizler için tutar, konum ve müşteri gibi ek veriler de kullanılabilir.
Veri perspektifinden bakıldığında, görev madenciliği sıralama için adım bilgisi ve zaman damgaları gerektirir ancak süreç madenciliğindeki gibi benzersiz bir tanımlayıcıya sahip değildir. Kontrol akışını belirlemek amacıyla görev madenciliği, önce tekrarlayan rutinleri tespit etmek için yakalanan verileri bölümlere ayırır, ardından girilen verileri ve bunların bileşimini analiz eder. Özellikle süreç keşfi veya robotik süreç madenciliği kullanım senaryolarında, süreç madenciliğine kıyasla daha kapsamlı veriye ihtiyaç duyar.
Gartner, süreç madenciliğini veri madenciliğinin özel bir türü olarak görmektedir. Veri madenciliğinden farklı olarak süreç madenciliği, süreç perspektifine odaklanır. Zamansal boyutu da kapsar ve tek bir süreç yürütme işlemini, gerçekleştirilmiş faaliyetlerden oluşan bir dizi olarak ele alır.
Süreç madenciliği; veri madenciliği ile iş süreçlerinin modellenmesi, kontrolü ve iyileştirilmesi arasındaki boşluğu doldurur. Gartner, gelecekte süreç madenciliği ve analizinin; iş süreçlerini analiz etmek, modellemek ve izlemek için geliştirme ve çalışma zamanı (runtime) yazılım araçlarını birleştiren "süreç zekası" (process intelligence) kavramına evrileceğini öngörmektedir. Görev madenciliği, süreç madenciliği tekniklerini ve vaka bölümlendirme ve veri örüntüsü tanıma için özel algoritmaları birleştirir. Doğal dil işleme (NLP), temel verileri tanımlamak ve çıkarmak için kullanılabilir ve bilgisayar görüşü ve ekran yakalama, robotik süreç otomasyonu (RPA) kullanım durumlarında kullanıcı arayüzü günlüklerini oluşturmak veya iyileştirmek için kullanılabilir.
Kaynak: Gartner: Process mining and task mining insight - Marc Kerremans & David Sugden / Computer Weekly
.