Mevzuat üyelik için “şu bilgileri mutlaka toplayın” diye bir liste vermez. Bu konuda KVKK’nın ölçülülük ve veri minimizasyonu ilkesi esas alınır, yalnızca hizmetin sunulması için gerçekten gerekli olan bilgiyi toplamalısınız. Çoğu üyelik sistemi için bu, kullanıcı adı veya e-posta ve şifredir. Şifreyi düz metin değil, güçlü bir algoritmayla hashlenmiş olarak saklamak gerekir. Ad-soyad, telefon, doğum tarihi, adres gibi alanları ancak ihtiyaç doğuyorsa isteyin.

Kanunen zorunlu olan kayıt ise 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik (log) kayıtlarıdır. Yer sağlayıcı sayılıyorsanız, hizmetinize ilişkin trafik bilgilerini (IP adresi, işlem tarihi ve saati, kullanıcı hesabıyla ilişkisi gibi) en az bir yıl, en fazla iki yıl saklamanız, bu kayıtların doğruluğunu, bütünlüğünü ve gizliliğini sağlamanız gerekir. Kullanıcı kayıtları, yorumlar veya mesajlar bu bilgilerin dışında kalır ve içerik kontrolü yükümlülüğünüz yokturancak haberdar olduğunuzda hukuka aykırı içeriği kaldırmanız gerekir.

Toplayacağınız verilere ilişkin olarak ayrıca üyelik formunda aydınlatma metni sunmanız (hangi veri, hangi amaçla, ne kadar süre, kimlerle paylaşılıyor, nasıl başvurulur), saklama ve imha süresini belirlemeniz ve amaç ortadan kalkınca veriyi silmeniz gerekir. Pazarlama e-postası veya SMS gönderecekseniz ayrıca ticari ileti onayı almanız ve İleti Yönetim Sistemi’ne kaydetmeniz gerekir.

Ödeme veya satış varsa fatura ve mesafeli satış kayıtlarını mevzuattaki süreler boyunca saklamanız gerekirç Kart bilgilerini ise kendi sisteminizde tutmak yerine ödeme kuruluşuna bırakmanız en güvenlisidir. Sitede iletişim bilgilerinizi ve sorumlu kişi/şirket bilgilerinizi görünür tutmayı da unutmayın. Projenizin yapısına göre hangi verileri hangi süreyle saklayacağınızı belirlemek ve aydınlatma metni ile saklama politikanızı hazırlamak için profesyonel hukuki destek almak üzere iletişime geçebilirsiniz.