Resmi evraklarda paraf, belgenin alt kısmındaki imza bölümünün sol tarafında yer alır. Paraf bölümünde ilgili kişinin unvanı, adı ve soyadı bulunmalı ve paraf, ast-üst ilişkisine uygun şekilde düzenlenmelidir. Unvan, ad ve soyad bilgilerinin kısaltma kullanılmadan yazılması gerekir. Bu uygulama, resmi yazışmalarda belgenin kimler tarafından incelendiğinin ve onay sürecinin takip edilebilmesinin sağlanması açısından önem taşır.





Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraf atılırken silinmeyen ve kaybolmayan tükenmez veya mürekkepli kalem kullanılmalıdır. Paraf, kurumda saklanacak nüshanın uygun bölümünde bulunur. Böylece belgenin işlem sürecinde hangi personelin kontrolünden geçtiği belirlenebilir. Kağıt üzerindeki resmi evraklarda parafın okunaklı ve ilgili bölüme uygun şekilde atılması gerekir.


Elektronik ortamda hazırlanan resmi yazışmalarda ise paraf işlemi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden gerçekleştirilir. Bu belgelerde paraf, sistemin sunduğu güvenli elektronik imza veya elektronik onay yöntemleri kullanılarak verilir. Paraf sıralamasında ise ast-üst ilişkisine mutlaka dikkat edilmelidir. Belgede yer alan paraflar, kademeye göre alt seviyeden üst seviyeye doğru sıralanır. Böylece hem fiziksel hem de elektronik resmi yazışmalarda onay ve kontrol süreci düzenli biçimde yürütülür.


Videolu anlatım: https://ytbe.app/R71McIEF