Tam emin değilim lakin site üzerinde standart olkarak doldurabilir. İletişim formu olarak düşünün. Sonra mail adresinize yine standart olarak gelir. Burada size word olarak indirme seçeneği sunacak bir eklenti veya kod parçacığı ile bunu yapabilirsiniz diye düşünüyorum.
Yani kısaca contact form ile istediğiniz alanları oluşturup mailinize iletiim olarak gelir. Buradan word olarak indirmek bağlantısı sunan birşey de işinizi görebilir diye düşünüyorum.