Windows 10 kurulu farz ederek anlatıyorum. Diğer sürümlerde var mı bilmiyorum çünkü.

Öncelikle deneme@domain.com adlı mailimizi aldık,
ardından smtp bilgilerini bir kenara not alıyoruz,
daha sonra gmail hesabı oluşturuyoruz,
gmail ayarlarına giriyoruz (hesap ayarları değil mail ayarları),
gelen kutusunda gösterilmesini istediğiniz farklı hesapları bağlayın,
hem gelen kutusu hem giden kutusu (mesaj çıkışı, gönderim için) bağlayın,
ardından bilgisayardaki Posta uygulamasını açın ve gmaili bağlayın,

İşlemler tamamdır.
Sunucunuzun hızına bağlı olarak e-postanıza ne zaman gelirse anında gmail hesabına gelecektir e-postalar. aynı şekilde gönderdiğiniz mesajlar da öyle.

Gmaili de postaya (masaüstüne) bağladığınız için aynı mesajlar (gönderilen ve gelenler) masaüstü uygulamasında da görüntülenecektir.

Şahsen şu an öyle kullanıyorum ve anında mailleri masaüstünde görüntüleyebiliyorum. Hem gmail hem özel mailimle alakalı mailleri.